Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Vom Mittelstand bis zu den Konzernen ist die Digitalisierung mit all ihren Facetten im Gespräch. Die unterschiedlichen Schwerpunkte sind in viele Bereiche vorgedrungen. Zum Teil in Bereiche, die bis vor kurzem von der IT noch gar nicht erfasst wurden … und jetzt mit aller Macht. Industrie 4.0 und Internet of Things sind hier die Treiber.
Für mich persönlich ist die Automation der Regenschirm über die einzelnen Themenschwerpunkte der Digitalisierung. Die Automation, vor allem holistische Automation, ist das Gehirn, die Schaltzentrale und die Basis eines ganzheitlichen Regelwerks und durchdringt wie die Blutbahnen den Körper eines Unternehmens und kommuniziert mit seiner Außenwelt.
Wenn ich heute mit Kunden, Partner und Kollegen sprechen, dann ist es jedem sofort klar, dass das Thema „Automation“ eines der absolut wichtigen Themen auf der Landkarte zum digitalisierten Unternehmen ist.
Jeder Gesprächspartner versteht auch sofort, dass mit dem Thema Automation die drei großen Treiber Kosten, Qualität und Zeit adressiert werden, denn durch Automation
- verringern sich die Betriebskosten,
- werden die Qualität oder Service Level nachhaltig erhöht,
- wird eine einfache Skalierung ermöglicht, mit Flexibilität bei Veränderungen,
- wird die Time to Market verringert, weil IT-Systeme schneller zur Verfügung gestellt werden können.
Oberflächlich betrachtet könnte man jetzt denken: Ziel erkannt, wir beginnen mit der Umsetzung!
Wenn man sich jedoch die Herausforderungen im IT-Betrieb ansieht und die bisherigen Outsourcing-Erfahrungen in Unternehmen reflektiert, stellt man immer wieder fest, dass das Outsourcing genau bei den oben aufgeführten Punkten überwiegend die Ziele nicht erfüllt hat.
Daher ist es besser, die Digitalisierung losgelöst vom Outsourcing und hin zur Automatisierung zu betrachten. Der IT-Betrieb wird durch die Automatisierung in die Lage versetzt, effizienter und transparenter zu arbeiten. Die Automation bringt viele Vorteile mit sich, die klar messbar und ersichtlich sind. Typische Kennzahlen werden nach Messung durch die Automation sichtbar. Dies sind dann i.d.R. prozentual hohe Kostenreduktionen, Ende-zu-Ende-Automatisierungen, Reduktion der Lösungszeiten, weniger Tickets im Service Desk und eine positive Kundenbewertung.
Daher setzen inzwischen viele Kunden mittlerweile auf Automation. Ob bereits in kleineren Projekten oder über interessante Plattformlösungen. Es bewegt sich was, es wird automatisiert.
Einige Erfahrung habe ich durch Automatisierungsprojekte meiner Firma, einem mittelständischen Systemhaus aus Hamburg, bereits gesammelt. Das Thema ist in unserem Portfolio ein fester Bestandteil geworden. Es zeigt sich bereits, dass ohne eine Guideline bzw. ohne eine Roadmap zur Automation schnell Ziele verfehlt werden oder der erhoffte Erfolg sich nicht einstellt.
SCHNELLIGKEIT IST GEFRAGT
Und hier fängt das Problem in vielen Unternehmen an, denn nun geht es daran einen Business Case und eine Vorgehensweise auszuarbeiten, die es ermöglicht, so viel Automation wie möglich in kurzer Zeit, zu möglichst geringen Kosten im Unternehmen einzuführen.
Das klingt erst einmal wie ein. Es kommen Fragen auf und es müssen Antworten gefunden werden. Im Gespräch mit den Kunden müssen Fragen jeglicher Art ernst genommen werden. Warum? Automation ist ein ernstes Thema und darf nicht missverstanden oder als Gefahr wahrgenommen werden.
Wichtige Fragen
Hierbei tauchen dann häufig folgende oder ähnliche Fragen auf, deren Beantwortung jeweils Unternehmens-spezifisch, aber niemals banal sind, wie
- Welche Automation soll man denn einführen und überhaupt: Haben wir nicht schon längst Automation im Unternehmen, die integriert werden muss?
- Was kostet Automation überhaupt und was kann man damit einsparen?
- Wie viel muss ich vorher investieren, bevor ich etwas einsparen kann, wann kommt mein Return-on Investment zum Tragen?
- Wie lange dauert es bis ein gewisser Grad an Automation eingeführt wurde und was kann oder will ich denn überhaupt automatisieren?
- Was konkret wird automatisiert, wenn die Automationssoftware eingerichtet und konfiguriert ist? Was sind die konkreten Use Cases hierfür?
- Wie bekomme ich die bimodale IT, also „alte Enterprise IT Welt“ und die „neue Cloud DevOps IT Welt“ beim Thema Automation unter einen Hut, und ist das überhaupt wichtig?
- Welche Schnittstellen muss die neue Automationslösung bedienen, damit sie Ende-zu-Ende funktioniert? Muss ich mein Monitoring, meine CMDB und mein Ticketsystem einbinden, damit ich Prozesse ganzheitlich automatisieren kann?
- Wie verändern sich meine Betriebsmodelle und meine notwendigen Mitarbeiter Skills, wenn plötzlich viele Automaten Hand-in-Hand mit meiner humanoiden Betriebsmannschaft arbeiten?
Automation Roadmap
Die Automation Roadmap wurde durch meine Firma als Betrachtungsprodukt über einen langjährigen Erfahrungszeitraum entwickelt, um genau solche Fragen im Vorfeld für die Kunden zu beantworten. Die Planung der Einführung einer ganzheitlichen Automationslösung muss für die Kunden ein möglichst positives Erlebnis werden.
Die Automation Roadmap wird von erfahrenen Kollegen und Automationsspezialisten durchgeführt, damit das Ergebnis eine auf die Kundenbedürfnisse angepasste Automationslösung ergibt.
Der Leistungsumfang einer Automation Roadmap umfasst in der Regel 12-36 Personentage. Der tatsächlich benötigte Aufwand hängt von der Größe des Umfeldes, der Anzahl der zu automatisierenden Systeme, der Größe des Ticket-Dumps, der Integration der notwendigen ITSM Schnittstellen und natürlich der Anzahl der Use Cases ab, die später automatisiert werden sollen.
Mit der Automation Roadmap werden folgende Betrachtungen in dem IT-Kunden-Umfeld durchgeführt:
- Analyse Ticket-Dumps der letzten 12 Monate aus Incident-, Change- und Service Request Management
Eine Analyse und Überprüfung der bestehenden Kunden-Ticketbasis auf generelle „Automatisierbarkeit“ ist der Start, bei hier anhand der gewonnenen Daten die „low hanging fruits“ definiert werden, mit deren Automatisierung möglichst gute Effekte erzielt werden können (Pattern Matching).
- Suche nach komplexen Tickets oder Zusammenhängen, deren Automatisierung Sinn machen könnte
Es sind diejenigen Ticketklassen zu ermitteln, die nicht, oder nur schwer automatisierbar sind. Durchsucht werden Ticket-Dumps der unterschiedlichsten Formate wie CSV, XLS, TXT, MDB oder SQL.
- Analyse Monitoring Dump / Automation in EVENT MANAGEMENT
Bereits bestehende Korrelation auf Basis des Kunden-Monitoring-Systems werden analysiert, um heraus zu finden, wie die Unternehmens-IT heute überwacht wird; daraus korrelieren wir, welche Events aus dem Monitoring System automatisierbar sind.
- Automation im Deployment Management
Unsere Automationsspezialisten führt Interviews zum Thema Deployment Management. Welche Tasks müssen im Deployment von Storage, Servern und Applikationen durchgeführt werden und können automatisiert werden? Die Beantwortung fließt in das Gesamtergebnis mit ein.
- Analyse Scope
Eine weitere Analyse soll die Zusammensetzung eines entsprechenden Gesamt-Scopes von Storage, Netzwerkkomponenten, Server-Betriebssystemen, Datenbanken, Middleware-Komponenten und Applikationen ermitteln, der mit Hilfe der Automationsplattform betrieben und automatisiert werden soll. So kann ein Machbarkeits-Check mit dem Kunden abgeglichen werden.
- Analyse Phasenplan
Es wird ein Phasenplan für die Aufteilung des Gesamt-Scopes in verschiedene sinnvolle Gewerke aufgebaut, die dann in einer ersten Phase in die Automationslösung überführt werden sollen.
- Analyse Use Cases inkl. Interviews
Wir führen Interviews mit den zuständigen Personen in den jeweiligen Abteilungen, um deren Ideen abzuholen und die Ergebnisse der Ticket- und Monitoring-Dumps, sowie der Deployment Automation zu korrelieren und die Zeiten für manuelle Aufwände abzustimmen.
- Analyse High Level Architektur
Es wird dann gemeinsam mit dem Kunden festgelegt, welche Automationsplattformen notwendig sind und in welchen Rechenzentren diese aufgebaut werden sollen (DEV, UAT, PROD, DR). Ebenfalls besprochen und festgehalten werden die notwendigen Eingangsvoraussetzungen zum Aufsetzen der Plattform sowie von eventuellen Schnittstellen zu bestehenden Monitoring-, Ticket- und CMDB-Systemen, oder anderen Datenquellen wie AD, LDAP etc.
- Dokumentation der Analyseergebnisse
Das Analyseergebnis wird dann in ein Dokument überführt und systematisch für die Kunden festgehalten. Daraus entsteht eine Zusammenfassung der o.g. Arbeitsthemen sowie eine Ergebnispräsentation.
- Aufbau der Automation Roadmap inkl. Business Case
Auf Basis der Zusammenfassung werden danach die Use Cases erstellt, die den Business Case ergeben und in die persönliche Automation Roadmap für den Kunden einfließen.
- Workshop Ergebnispräsentation
Die Ergebnisse der Automation Roadmap Studie wird dann beim Kunden präsentiert, erläutert und übergeben.
Automation Roadmap Studie
Die Automation Roadmap Studie setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
- Business Case Dokument in Excel in der anhand einer Bottom-Up Kalkulation der Zeit/Geld-Anteil, der durch Automation eingespart wird, auszurechnen ist. Diese Bottom-Up Kalkulation vergleichen wir mit den Anschaffungskosten für die Automationssoftware und die Consultingkosten für Einrichtung des Systems und die Erstellung der Use Cases.
Damit sehen unsere Kunden auf einen Blick, wie lange es dauert, bis der „Return-on-Invest“ erreicht wurde. Außerdem erhalten unsere Kunden qualifizierte Business Case Vorlagen in die Hand zur Diskussion mit den CIO und CFO bzw. der kaufmännischen Leitung des Unternehmens.
- Use Case Beschreibung als Word Dokument.
Der Kunde erhält ein detailliertes Word Dokument, das alle Use Cases enthält, die aus der Ticket-Dump Auswertung und durch unsere persönliche Gespräche entstanden sind. Damit hat der Kunde einen exakten Fahrplan in der Hand, welche Automaten in welcher Reihenfolge entwickelt werden muss, um den Business Case entsprechend umsetzen zu können.
Es bleiben keine Fragen oder Unsicherheiten, was überhaupt zu automatisieren ist. Dies ist der Schlüssel für einen schnellen Automationserfolg mit der neuen Automationslösung.
- Ergebnisdokument als Power Point Präsentation.
Zusätzlich zum Business Case und der Use Case Beschreibung erhält der Kunde eine Power Point Präsentation, in der wir die Ergebnisse der gesamten Untersuchung so zusammenfassen, dass das Ergebnis Unternehmens-intern bei verschiedenen Stakeholdern vorgestellt werden kann.
Damit liegen alle Dokumente vor, um internes Marketing für die Automationslösung durchführen zu können. Mit einem guten Marketing werden Unsicherheiten genommen, Automation erklärt und transparent gemacht.
